Политика конфиденциальности — компонент Email

1. О настоящей Политике конфиденциальности

1.1 О настоящем уведомлении: Настоящая Политика конфиденциальности является уведомлением о том, как соответствующая компания Silence AI обрабатывает персональные данные в связи с Email Security. Для клиентов из Казахстана стороной договора является ТОО "Silence AI"; для клиентов из ОАЭ — Silence AI LLC. Компания, указанная в заказе, регистрации учётной записи или ином соглашении, выступает оператором данных учётной записи и администрирования сервиса. В отношении данных электронной почты клиента эта компания отдельно выступает обработчиком и действует по документированным указаниям клиента.

1.2 Введение: Настоящая Политика описывает обработку персональных данных при использовании услуги Email Security в режимах подключения существующего провайдера и размещённой почты. Она не распространяется на Web Security или иные продукты Silence AI.

Настоящая Политика включена в Условия предоставления услуг Email Security по ссылке. Также применяются Условия использования Email Security. Приложение DPA имеет приоритет при противоречиях по обработке данных по поручению клиентской организации.

1.3 Информация о компаниях: Казахстан: ТОО "Silence AI", БИН 250840004804, адрес: КАЗАХСТАН, АСТАНА обл, АСТАНА г, АЛМАТЫ мкр, Проспект Ракымжан Кошкарбаев, 10/1, G-3 блок; D6 этаж. ОАЭ: Silence AI LLC, licence number 2539365.01, registered address: Shams Business Center, Sharjah Media City Free Zone, Al Messaned, Sharjah, UAE.

1.4 Домены и объём услуги: Для договора с ТОО "Silence AI" в Казахстане панель CMC расположена по адресу kz.mail.csd.silenceai.net, а рабочее пространство сотрудников — kz.mail.silenceai.net; для договора с Silence AI LLC в ОАЭ соответствующие адреса — mail.csd.silenceai.net и mail.silenceai.net. Администраторы управляют компанией, доменами, учётными записями и безопасностью в CMC; сотрудники читают, составляют, отправляют и управляют письмами в рабочем пространстве. Домены не определяют физическое расположение серверов.

2. Информация, которую мы собираем

2.1 Информация об учётной записи и регистрационные данные: Адрес электронной почты и учётные данные, информация о компании или организации (если применимо), платёжная информация и данные о выставлении счетов, настройки профиля пользователя и конфигурации.

2.2 Данные об использовании сервиса: Метаданные электронной почты (отправитель, получатель, тема, время), содержимое и вложения писем, полученных через авторизованное подключение провайдера или инфраструктуру размещённой почты, результаты классификации, настройки ящиков, а при использовании дополнительных ИИ-функций — настроенные файлы контекста, созданные черновики и ответы.

2.3 Аналитические данные и данные о производительности: Статистика использования платформы, шаблоны активности пользователей (для демонстрации клиентам востребованности сервиса), показатели производительности системы, журналы ошибок и диагностическая информация.

3. Как мы используем вашу информацию

3.1 Предоставление услуг: Мы используем данные для работы выбранного режима почты и рабочего пространства, получения или синхронизации, хранения и отправки писем, применимых проверок безопасности и классификации, а также дополнительных ИИ-функций создания черновиков и автоматических ответов при запросе или включении.

3.2 Обработка на основе ИИ: Отдельно запрошенный пользователем черновик ответа может использовать отправителя, тему и до приблизительно 2 000 символов текста письма и возвращается для проверки. Включённые настройки автоответа или черновика могут обрабатывать подходящие входящие письма, включая исходное письмо либо метаданные и текст, а также настроенные файлы контекста ИИ; в зависимости от режима система может сохранить черновик, отправить ответ, переслать письмо или выполнить иное поддерживаемое действие.

3.3 Эксплуатация платформы: Поддержание и улучшение наших услуг, предоставление клиентской поддержки, обработка платежей и выставление счетов, мониторинг производительности и доступности сервиса.

3.4 Аналитика и бизнес-аналитика: Отслеживание роста числа пользователей и внедрения платформы, формирование обезличенной статистики использования, улучшение функциональности сервиса и пользовательского опыта.

4. Сторонние сервисы и передача данных

4.1 Подключение почтовых провайдеров: При подключении существующих ящиков входящие письма Microsoft поступают через Microsoft Graph, синхронизация Gmail использует IMAP с OAuth, отправка — авторизованные API соответствующих провайдеров. Почтовым сервером остаётся провайдер. В размещённом режиме платформа принимает письма по SMTP и предоставляет SMTP для отправки.

4.2 Сервисы проверки безопасности: ClamAV может проверять доступные вложения на вредоносное ПО, если сканер включён и настроен; проверка каждого вложения не гарантируется. Подходящие ссылки из писем могут передаваться URLScan.io для анализа безопасности.

4.3 Хранение данных URLScan.io: Когда мы отправляем ссылки в URLScan.io: результаты сканирования сохраняются в базе данных URLScan.io; информация об учётной записи электронной почты, сведения об отправителе, информация о получателе, содержимое писем и вложения не передаются; на анализ отправляется только сам URL-адрес.

4.4 Облачная инфраструктура: Мы можем использовать облачных провайдеров для хранения и обработки данных. Все сторонние обработчики данных договорно обязаны защищать ваши данные в соответствии с настоящей Политикой конфиденциальности.

4.5 Обработка платежей: Для услуг по договору с ТОО "Silence AI" в Казахстане платежи обрабатывает ТОО "ФинCeрвисы". Для услуг по договору с Silence AI LLC в ОАЭ онлайн-покупки обрабатывает Paddle.com как продавец по платёжной операции (merchant of record). Условия оплаты и получатель платежа указываются в применимой форме оплаты или счёте. Silence AI может получать статус операции и ограниченные платёжные сведения, необходимые для предоставления услуги. Первоначальное уведомление о планируемой смене провайдера платёжного шлюза направляется каждому затронутому клиенту по электронной почте на адрес, используемый им для входа в Silence AI Email Security, не позднее чем за три календарных месяца до предполагаемой даты изменения. Если в течение семи календарных дней после отправки этого письма клиент не предоставил обратную связь, Silence AI вправе дополнительно уведомить администраторов организации-клиента через административную панель Email Security. Такое уведомление не заменяет первоначальное письмо и не изменяет трёхмесячный срок предварительного уведомления согласно разделу 3.3.3 Условий предоставления услуг Email Security.

4.6 Дополнительные ИИ-провайдеры: При запрошенных черновиках и включённых режимах автоответа или черновика выбранные данные отправителя, темы, текста либо исходного письма, настроенные файлы контекста ИИ компании или пользователя и созданное содержимое могут передаваться настроенному ИИ-провайдеру. Если настроен ключ резервного внешнего провайдера, автоответ может использовать его; иначе возможен автономный ответ. Не каждый черновик обращается к внешнему провайдеру. Эти функции имеют отдельные настройки от детектора фишинга. Настоящее уведомление не обещает конкретного ИИ-провайдера или региона обработки.

5. Хранение данных и сроки их хранения

5.1 Данные электронной почты: Данные электронной почты хранятся до удаления почтового ящика из сервиса либо в течение срока, требуемого законом. Результаты классификации и метаданные проверок сохраняются для защиты ящика и отчётности.

5.2 Сроки хранения по умолчанию: Данные электронной почты хранятся до удаления почтового ящика из сервиса либо в течение срока, требуемого законом. Журналы активности пользователей хранятся для аналитики и улучшения сервиса; данные учётной записи — пока она активна.

5.3 Удаление данных: Вы можете запросить удаление своих данных в любое время. После прекращения действия учётной записи мы удалим ваши персональные данные в коммерчески разумный срок. В отдельных случаях могут применяться требования законодательства об обязательном хранении данных.

6. Права пользователей и контроль

6.1 Ваши права в отношении данных: Вы имеете право: получать доступ к своим персональным данным; исправлять неточную информацию; требовать удаления своих данных; ограничивать обработку данных; получать данные в переносимом формате, где это применимо; возражать против определённых видов обработки.

6.2 Обязанности пользователя: Вы отвечаете за безопасность своих учётных данных, наличие разрешения на подключение стороннего почтового ящика к сервису и соблюдение применимого законодательства при использовании услуги.

7. Меры безопасности

7.1 Технические меры защиты: TLS-шифрование данных при передаче, шифрование хранимых данных там, где это возможно, ролевое управление доступом (RBAC), многофакторная аутентификация (MFA) для административного доступа, централизованное управление секретами, комплексное журналирование в целях безопасности.

7.2 Организационные меры: Регулярные оценки безопасности, обучение сотрудников и контроль доступа, процедуры реагирования на инциденты, системы резервного копирования и восстановления, процессы управления уязвимостями.

8. Международная передача данных

8.1 Расположение услуги: Данные клиентов по договору с казахстанской компанией хранятся в Казахстане. По договору с компанией ОАЭ услуга Email Security работает на сервере либо в США, либо в Европейском союзе; конкретная страна и выбор региона клиентом не обещаются. Домены доступа и сторона договора не определяют место каждой резервной копии, журнала, операции поддержки или субобработчика. При трансграничной передаче персональных данных мы опираемся на законно допустимые механизмы, применяем требуемые законом гарантии, используем TLS для передачи и соблюдаем применимые нормы защиты данных.

8.2 Обязанности пользователя: Вы сохраняете ответственность за получение любых локальных разрешений и соблюдение ограничений, необходимых для передачи данных, которую вы инициируете посредством наших услуг.

9. Файлы cookie и технологии отслеживания

Использование нами файлов cookie регулируется отдельной Политикой использования файлов cookie. Мы преимущественно используем технические файлы cookie, необходимые для функционирования платформы.

10. Правовые основания обработки

Мы обрабатываем ваши персональные данные на следующих основаниях: исполнение договора — для предоставления запрошенных вами услуг; законные интересы — для улучшения сервиса, обеспечения безопасности и аналитики; согласие — если оно было явно предоставлено для конкретных видов обработки; юридические обязательства — для соблюдения применимых законов и нормативных актов.

11. Уведомление об утечке данных

В случае подтверждённой утечки персональных данных, затрагивающей вашу информацию, мы: уведомим вас без неоправданной задержки; предоставим имеющиеся технические подробности; окажем разумное содействие, чтобы помочь вам оценить последствия и выполнить свои обязательства; сообщим в соответствующие органы, если это требуется по закону.

12. Дополнительное уведомление о Webmail Client / Email Protector

Услуга Email Security включает рабочее пространство сотрудников как при подключённом провайдере, так и при размещённой почте. Подходящие новые входящие письма проходят применимые проверки безопасности. Дополнительное ИИ-составление черновиков и автоответов имеет отдельную цель обработки и запускается запросом пользователя либо соответствующей включённой настройкой. Возможные папки по результатам проверок: Spam, Dangerous Links, Malware in attached files, Possibly Phishing и Secure; письмо только с признаком подделки попадает в Spam. Импортированные входящие письма могут отображаться в Unfiltered и сохранять связь с исходной папкой, но обычную классификацию не проходят. Содержимое вложений при миграции может сканироваться.

Содержимое писем может быть доступно администратору организации, управляющей учётной записью в CMC. Автоматизированные системы обрабатывают его для выбранного режима почты, рабочего пространства, применимых проверок безопасности и отдельно включённых ИИ-функций. Выключение объединённого детектора фишинга пропускает проверки известных фишинговых доменов, риска домена и опасных ссылок, но не отключает отдельные проверки подделки, спама и доступных вложений или независимо включённые функции ИИ. Доступные вложения могут проверяться ClamAV только при включённом и настроенном сканере. Настройку детектора фишинга могут изменять только администраторы CMC; сотрудники не могут его отключить. Доступ персонала Silence AI к данным писем регулируется настоящей Политикой и Условиями предоставления услуг.

Персонал Silence AI LLC и ТОО "Silence AI" получает доступ к содержимому, вложениям или метаданным корпоративной почты только после предварительного явного разрешения по электронной почте от уполномоченного представителя клиентской организации. Письмо указывает цель и пределы доступа; доступ ограничивается ими, регистрируется и завершается после достижения цели. Отдельное исключение допускает доступ или раскрытие по обязательному законному требованию лишь в необходимом объёме, с уведомлением клиентской организации, когда это разрешено законом. Это правило также закреплено в Условиях предоставления услуг Email Security.

13. Изменения настоящей Политики конфиденциальности

Silence AI может изменять настоящую Политику без предварительного согласия клиента. Не менее чем за семь календарных дней до указанной даты вступления изменений в силу мы уведомляем клиентов по адресу электронной почты зарегистрированного администратора либо уведомлением в системе. Письмо считается отправленным при передаче, уведомление в системе — при размещении в учётной записи. Новая редакция и дата её действия публикуются. При смене договорной компании по разрешённой Условиями предоставления услуг передаче уведомление указывает новое ответственное за соответствующие данные юридическое лицо и его контакты. Клиент вправе отменить будущее продление подписки в системе или удалить учётную запись по общим правилам Условий предоставления услуг; возражение само по себе не откладывает изменение и не обязывает удалять учётную запись.

14. Контактная информация

14.1 Запросы по вопросам защиты данных: По вопросам настоящей Политики, обработки данных или реализации ваших прав обращайтесь в соответствующую компанию по адресу info@silenceai.net. Для Казахстана: ТОО "Silence AI", БИН 250840004804, адрес: КАЗАХСТАН, АСТАНА обл, АСТАНА г, АЛМАТЫ мкр, Проспект Ракымжан Кошкарбаев, 10/1, G-3 блок; D6 этаж. Для ОАЭ: Silence AI LLC, licence number 2539365.01, адрес: Shams Business Center, Sharjah Media City Free Zone, Al Messaned, Sharjah, UAE.

14.2 Запросы субъектов данных: Чтобы подать запрос субъекта данных (доступ, исправление, удаление и т. д.), свяжитесь с нами, используя указанную выше информацию. Мы ответим на ваш запрос в сроки, установленные применимым законодательством.

15. Применимое право

Стороны сначала пытаются разрешить споры, связанные с настоящей Политикой, путём взаимных переговоров. Если переговоры не приведут к разрешению спора, споры по договорам с Silence AI LLC передаются компетентным судам Шарджи, ОАЭ, а споры по договорам с ТОО "Silence AI" — компетентным судам Республики Казахстан. Ничто в настоящей Политике не исключает обязательные права или юрисдикцию суда, от которых стороны не могут отказаться по договору.